I - GENEL KURAL
Madde 1 - Tamamlanmış bir yapının kat, daire, iş bürosu, dükkan, mağaza, mahzen, depo gibi bölümlerinden ayrı ayrı ve başlı başına kullanılmaya elverişli olanları üzerinde, o gayrimenkulün maliki veya ortak malikleri tarafından , bu kanun hükümlerine göre, bağımsız mülkiyet hakları kurulabilir. Yapılmakta veya ileride yapılacak olan bir yapının, birinci fıkrada yazılı nitelikteki bölümleri üzerinde, yapı tamamlandıktan sonra geçilecek kat mülkiyetine esas olmak üzere, arsa maliki veya arsanın ortak malikleri tarafından, bu kanun hükümlerine göre irtifak hakları kurulabilir.

Defter Tutulması
Yöneticinin ana yapının korunması ile ilgili önlemleri alabilmesi için, öncelikle kat malikleri kurulunun bu konuda bir karar vermesi veya belirli bir ölçüde harcama yetkisini yöneticiye tanıması gerekir.
Her ne kadar kat mülkiyeti kanunu karar defterinin noter tasdikli olmasını zorunlu tutsada.
a.Karar defterinin
b.İşletme defterinin
c.Denetçi raporlarının yazıldığı defterin noterlikçe tasdiki tavsiye olunur.

Yönetimin Denetlenmesi
Madde 41 – Kat malikleri kurulu, yöneticinin bu görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebebin çıkması halinde onu her zaman değiştirebilir. Hesapların denetlenmesi için yönetim planında belli bir zaman konulmamışsa, bu denetim her üç ayda bir yapılır. Bununla beraber haklı bir sebep çıkarsa, hesap denetlenmesi her zaman yapılabilir. Kat malikleri kurulu denetim işini, kendi aralarında sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir; bu halde denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, eğer zaman yazılmamışsa, her takvim yılının ilk ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetim sonucunu ve ana gayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir; bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.

Apartman, site ve binalarda yıl sonlarında yapılan tüm kayıtların içerik olarak kontrol edilmesi ve denetime hazır hale getirilmesi gerekir. Yıl içinde yapılan kontroller aynı yıl içinde düzeltilebilmekte iken, yıl kapanması ile bu kontrollerde bulunan hataların düzeltilmesi bir takım sorunlar ortaya çıkarabilmektedir. Kontroller hedefi açısından sonuç odaklı bir kontrol düzeni içermelidir ve son derece önemlidir. Şöyle ki, yapılan kontroller neticesinde verilen denetim raporu, yapılacak genel kurulda ibra sürecini etkileyecek ve hatta yeni yıl için yapılacak “İşletme Projesi” ne dayanak oluşturacak verileri içerecektir. Bu sebeple daha planlı bir kontrol çalışması yapılmalıdır. Doğru planlama zamanımızı doğru yönetebilmemizi ve verilerin sağlıklı biçimde ortaya çıkmasını sağlayacaktır.

Apartman, Site ve Bina Yönetimlerinin Yıl Sonu Yapması Gerekenler İşlemler Nelerdir?

Yönetimlerin yıl sonu kontrol çalışmaları için yapılacakların üzerinden adım adım geçelim;

Banka, kasa, stok gibi mali temelli hesapların bakiyelerinin doğruluğu araştırılmalı ve ilgili kurumlardan ekstreler alınarak bu bakiyeler kanıtlanmalıdır.

İşletme Projesi yönetim planına göre mi hazırlanmış incelenmelidir.

İşletme Projesi planlanan gerçekleşen tablosu alınarak “Proje Harici” gider var mı kontrol edilmelidir, varsa detayına bakılmalıdır.

İşletme projesinde yer alan planlanan giderlerden fazla yada eksik olarak gerçekleşmiş giderler varsa detayları incelenmeli ve yanlış bütçe mi yapılmış, öngörülmeyen bir durum mu gerçekleşmiş tespit edilmelidir.

Gelir-gider raporu alınarak sitenin “İşletme Projesi” ne konu olmayan gelir ve giderleri tespit edilmeli ve gelir ya da gider fazlalarına etkisi incelenmelidir.

Kat Malik ve kiracıların enerjiye ilişkin kullanımları gelen fatura ve yansıtılan gelirler bazında eşit midir kontrol edilmelidir, doğru yansıtıldığına ilişkin olumlu kanaat oluşmalıdır.

Kat malikleri tebliğ edilen işletme projesi doğrultusunda mı borçlandırılmış incelenmelidir.

Mizan alınmalı, tüm hesaplar gözden geçirilmeli ve hesap türü de dikkate alınarak ters kayıt var mı kontrol edilmelidir.

Mali tabloların doğruluğu hakkında kesin yargıya varılmalıdır.

Faturalar, sözleşmeler, resimler, yazılar gibi dökümanlar sonuçları desteklediğinden önem arz ederler, mutlaka kontrol edilmelidir.

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu madde 34’te ana gayrimenkulün yönetiminde yöneticinin atanması esaslarını düzenlenmiştir. Toplu yapılara ilişkin 9. bölümde yer alan madde 71’de de madde 34’e uygun şekilde toplu yapı yönetiminde seçilen yöneticinin (ayrıca denetçi) hangi koşullarda seçileceğini hüküm altına alınmıştır.

Bu yazının konusu, yöneticinin hangi çoğunlukla seçileceği ve bu çoğunluğun değişip değişemeyeceğidir.

Madde 34’ün 4. fıkrasında “ Yönetici, kat maliklerinin, hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından atanır” şeklinde yöneticinin çifte çoğunluk şartıyla atanacağına hükmetmiştir.

Toplu yapılara ilişkin özel hükümler başlığı altındaki Madde 71’in 2. fıkrasında da madde 34’e uygun olarak “Blok yöneticisi ve denetçisi, bloktaki kat maliklerinin; blok niteliğinde olmayan yapıların ortak yer ve tesisleri için yönetici ve denetçi, bu yapılardaki kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından seçilir” şeklinde yöneticinin seçilmesini belirlemiştir.

Her iki madde incelendiğinde yöneticinin açıklamak gerekirse, bağımsız bölüm maliklerinin sayısının yarıdan bir fazla, hem de tüm arsa payı değerinin yarısında bir fazlası çoğunluğunun sağlanması gerekmektedir. Kanunun her iki maddesindeki hükmü amir hüküm niteliğinde olup kat maliklerine bu kuralı yönetim planında değiştirebilme kabiliyeti tanımamıştır. Yönetim planında yer alan yöneticinin kanunda belirlenen çoğunluktan farklı bir seçilme çoğunluğuna ilişkin hükümler kanuna aykırılık teşkil edecektir.

Uygulamada çok sık karşılaştığımız sorunların başında, yukarıda açıkladığım çoğunluğun dikkate alınmaması gelmektedir.

KMK madde 30’da olağan ve olağanüstü toplantılara ilişkin yeter sayı düzenlenmiştir.

“Madde 30 – Kat malikleri kurulu, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Yeter sayının sağlanamaması nedeniyle ilk toplantının yapılamaması halinde, ikinci toplantı, en geç on beş gün sonra yapılır. Bu toplantıda karar yeter sayısı, katılanların salt çoğunluğudur. Bu kanunda yeter sayı için ayrıca konulmuş olan hükümler saklıdır.”

Kanunda yeter sayının sağlanamaması nedeniyle ilk toplantının, yapılamaması halinde ikinci toplantıda, toplantıya katılanların (orada bulunanların) yarısından bir fazlasıyla karar verilir. İşte yönetimlerin ve bir çok profesyonel site yönetim firmalarının düştüğü hata tam bu noktadadır. Maddenin son fıkrası bize kanunda yeter sayı için ayrıca konulmuş olan hükümlerin saklı olduğunu, bir hususun seçiminde eğer özel bir çoğunluk (yeter sayı) aranıyorsa artık kat maliklerinin ikinci toplantıda katılanların yarısından bir fazlasıyla o konu hakkında karar alamayacaklarını bize açıklamaktadır. Madde 34 ve 71 de düzenlenen yöneticinin seçilmesine ilişkin yeter sayı için daima çifte çoğunluk şartının aranması lazım gelmektedir. Bunun olağan veya olağan üstü, birinci ya da ikinci toplantı olması bu yeter sayısını değiştirmemektedir. Uygulamada ise yöneticilerin (veya yönetim kurullarının) ikinci toplantılarda, çifte çoğunluk gerektiren yeter sayısının dikkate alınmadan sadece salt çoğunlukla seçildiğine çok fazla şahit olmaktayız. Site yönetimleri veya profesyonel yönetim firmalarının bir çoğu bu çifte çoğunluk şartının sağlanmasının imkansız olduğunu savunarak bu şekilde karar alabildiklerini ve yönetim işini üstlendiklerini söylemektedir. Fakat kanuna aykırı alınan bu kararların taşınmazın bulunduğu Sulh Hukuk Mahkemesine başvurularak iptal ettirilebilir olduğunu göz ardı etmektedirler.